Le guide de gestion des documents municipaux est un outil servant à établir un plan de classification personnalisé en fonction des besoins et des activités de votre municipalité. Grâce à ce guide, votre municipalité sera en mesure de mettre en place une méthode uniforme de classement et de repérage des documents assurant ainsi une meilleure efficacité administrative ainsi qu'une réduction des coûts de conservation des documents. Le guide a été mis à jour en fonction des besoins.
La gestion des documents dans le respect de la loi!
Notre guide a été établi en fonction des responsabilités des municipalités. Il est approuvé par la BANQ (Bibliothèque et Archives nationales du Québec) et les délais de conservation proposés vous assurent de respecter les lois régissant les municipalités dont la Loi sur les archives et la Loi d'accès à l'information dans le secteur public et para-public.
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Le guide a été produit en 2001 et une mise à jour a été faite en novembre 2005, incluant les modifications législatives apportées par la Loi sur les compétences municipales.
Introduction:
Ce guide s'adresse à tous ceux et celles qui ont une fonction dans une organisation municipale, comme le directeur général, le trésorier, le greffier ou le secrétaire-trésorier et leurs adjoints (nommés ci-après "gestionnaires municipaux"). Il intéressera également toutes personnes qui désirent s'informer sur les tâches que remplissent le directeur général, le trésorier, le greffier ou le secrétaire-trésorier au sein de la municipalité locale. Il fait un survol des principales composantes de leur travail à titre de fonctionnaires remplissant une fonction clé dans l'organisation municipale. Plus spécifiquement, ce guide précise d'abord les gestes que ces gestionnaire municipaux peuvent avoir à accomplir en entrant en fonction. Par la suite, il fournit des renseignements généraux sur leurs reponsabilités, sur les principaux intervenants présents dans la municipalité, le calendrier annuel des activités et sur certains outils utiles dans la gestion courant de l'administration municipale. Par ailleurs, le lecteur y trouvera également des informations sur le fonctionnement du conseil municipal, la prise de décision, les avis publics, la gestion financière et le financement.
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Dernière mise à jour en mars 2006
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Cinq ans après sa parution, nous sommes heureux de vous présenter la mise à jour du Guide de gestion des documents municipaux. Vous y trouverez près d'une centaine de modifications mineures ainsi que l'ajout de nouvelles activités du monde municipal. Les modifications proviennent de suggestions des municipalités, de modifications aux lois et règlements et d'un besoin d'adaptation de certaines règles de conservation de manière à en faciliter l'application. La mise à jour du guide a été réalisée en collaboration avec Bibliothèque et Archives nationales du Québec et approuvée par les instances gouvernementales Dernière mise à jour: Mars 2006
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L'Association des directeurs municipaux du Québec est fière de vous offrir en primeur la possibilité de commander le Guide des compétences des directeurs généraux et processus d'embauche, un tout nouvel outil de travail, aussi bien pour les directeurs généraux qui veulent mesurer leur niveau de compétences que pour les élus qui souhaitent améliorer le processus d'embauche.
Ce document de référence des plus complets vous offre une foule de précieux renseignements sur les compétences clés retenues, les attitudes et le savoir être de même que sur le processus de sélection. En outre, il propose un canevas d'entrevue et des exemples de différents types de lettres.
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L'ADMQ publie le magazine Scribe quatre fois par année. Celui-ci diffuse les informations sur le travail réalisé par l'Association ainsi que sur différents dossiers d'intérêt pour les membres. De plus, l'Association publie le Mini Scribe qui traite des derniers développements en matière de lois, de règlements et de procédures qui ont cours dans le monde municipal.
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Cédérom de formation dédié aux nouveaux gestionnaires municipaux
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Association des directeurs municipaux du Québec (ADMQ)
580, Grande-Allée Est, bureau 500, Québec, Québec, G1R 2K2 Tél.: (418) 647-4518, Téléc.: (418) 647-4115, Courriel: admq@admq.qc.ca
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